Lo que le diga es mentira

GTD («Getting things done») es una metodología inventada por David Allen para poder manejar todas las cosas en nuestra vida personal y profesional. La idea básica de GTD es la de capturar todas las cosas que requieren de nuestra intervención y transformarlas en acciones que se pueden medir y rastrear. En resumen, GTD es un sistema de organización que busca ayudarte a ser más productivo y sentirte en control de tu vida.

Cabe aclarar que GTD no te dirá como hacer las cosas, solo es un sistema de organización que te ayudará a llevar el archivo del progreso que haz, debes hacer o no hiciste. GTD consta de 5 pasos:

1. Recopilar: se trata de registrar todos nuestros compromisos y metas. La primera vez que ejecutamos este paso podemos tardar un día entero fácilmente e incluso más recogiendo todo lo que requiera de alguna acción nuestra (correo no leído, libros por leer, proyectos por terminar, llamadas a devolver, cosas que quieras hacer, etc.).

2. Procesar: una vez que tenemos anotado y organizado todo lo que debemos y/o queremos hacer, es tiempo de determinar la siguiente acción para cada cosa con el fin de empezar a vaciar nuestra bandeja de entrada.

   Si la siguiente acción se puede completar en 2 minutos o menos, como por ejemplo, confirmar tu asistencia a cierto evento, entonces hazlo inmediatamente. Para todo lo demás, delégalo o aplázalo ubicándolo en nuestro sistema (ver siguiente punto).

3. Organizar: todas las tareas que quedaron aplazadas debemos organizarlas en categorías donde podamos revisarlas y eliminarlas al completarlas fácilmente.

   «Hay cuatro categorías básicas, que son: proyecto, calendario, próxima acción y en espera.»
   -Vía GTD Basico, las 5 fases

   Allen recomienda tener listas de tareas por contexto (requiere el teléfono, requiere internet, debes hacer en tu oficina, en tu casa, salir, etc.). Además, es recomendable guardar «proyectos» (todo lo que requiera más de un paso para ser completado) en listas separadas. También, sugiere tener una lista de algún día (lo que te gustaría hacer en algún momento futuro), una lista de citas y reuniones con una fecha y hora exactas (calendario) y una lista de espera donde anotes todas las cosas que necesitas que alguien más te entregue o termine.

4. Revisar: tómate un tiempo cada semana para revisar las acciones completadas y las siguientes acciones que debes tomar. Además, en este tiempo vuelve y realiza los 3 primeros pasos para actualizar tus listas con los nuevos compromisos y cosas que se te han presentado. También, es el momento para repasar tu lista de algún día y ver si puedes mover alguna cosa de esta a un proyecto.
5. Ejecución: actúa sobre las tareas que debas hacer teniendo en cuenta tu contexto, la cantidad de tiempo disponible que tienes, tu energía y prioridades.

La forma en que les sugiero empezar con GTD es recopilando ahora mismo todo lo que debes o quieres hacer. Una vez hecho esto, procesa y organiza tus tareas colocando en una lista todas las cosas que quieres o debes completar este año y todo lo demás ubícalo en la lista de algún día con excepción de citas y reuniones que irán en la lista calendario.

Todo lo que este en la lista de lo que quieres lograr este año son tus proyectos. Para cada proyecto, haz una lista donde escribas las siguientes acciones por hacer (todas las que se te ocurran en el momento) y dales un orden en que las iras ejecutando.

Cada semana revisa tu lista de acciones para cada proyecto y tu lista calendario y elimina las que hayas completado en la semana, añade las nuevas que se te hayan ocurrido y programa las que pretendes completar la próxima semana. Finalmente, ejecuta las acciones que programaste.

Quiero recalcar que todo sistema de organización y/o productividad se debe adaptar a nosotros y no nosotros al sistema, es decir, debemos apropiarnos de estos sistemas y modificarlos para que se adapten a nuestro estilo de vida y no implementarlos de forma literal.