Lo que le diga es mentira

Como organizarte de forma efectiva

*Imagen tomada de la galería de benurcampos

Ser organizado es una habilidad muy importante para la vida, en especial en esta época, cuando muchos de nosotros nos enfrentamos semanalmente a una gran cantidad de proyectos o trabajos distintos y muchas veces, si no aprovachamos bien el tiempo, estos se nos salen de las manos. Para estos casos es cuando más importante se vuelve el hecho de que estemos organizados o no, pues a veces la razón por la que estamos tan ocupados es por nuestra desorganización. Como bien lo dijo Scott Cherf:

«Para ir más rápido, baja la velocidad. Todo el que sepa sobre mecánica de órbitas entiende esto.»

Haz una lista de lo que debes hacer: hazlá en un lugar donde la puedas ver todos los dias para que no se te olvide y revisa todas las mañanas lo que debes hacer para ese dia. Así, por ejemplo, yo tengo un tablero en mi cuarto al lado de mi cama, que veo cada vez que voy a primera hora de la mañana.

*ps… eso es lo más vacio que la verán jaja pues estaba organizando lo de la prox. semana 😛


Asi, como verán, tengo una sección de recursivos, donde van las tareas que debo hacer todas las semanas, otra sección para fechas futuras, para no olvidar entregas importantes, una para el fin de semana, pequeña pues la idea es que muy poco trabajo esos dias y, por último, una sección para la semana donde van todas las tareas, reúniones, fechas de entregas de esa semana, cada una con el dia en que la voy o debo hacer.

Saca 1 o 2 horas a la semana para organizar todas tus actividades de la próxima semana, muy importante, que definas inmediatamente que dia la vas a hacer aunque no sepas a que hora, de esta forma tendrás claro que dias tienes muy ocupados y cuales no, para balancear mejor tu semana.

Para el que diga que no tiene tiempo, piense en que con esa hora o 2 probablemente se ahorrará muchas más horas. Además, ¿para que necesita ver esa novela todos los dias, si durante toda la semana siguen en el mismo cuento? ;D

«Nunca encontrarás tiempo para nada. Si quieres el tiempo, tienes que hacerlo.»
– Charles Buxton

Saca 15 a 30 minutos diarios para establecer las nuevas tareas que te han asigando o compromisos que te hayan aparecido y además para revisar las tareas que debes hacer ese dia. Aqui, sí, el que se queje por falta de tiempo :S mejor no digo nada :P, pero puedes levantarte 30 minutos antes todos los dias o, si te queda más fácil, acostarte 30 minutos más tarde y revisar las del dia siguiente (lo que yo hago ;D).

Lleva siempre contigo un cuaderno o una hoja donde tengas las tareas que debes hacer ese dia escritas (lo haces con tus 30 minutos) y además puedas anotar cada cita o tarea nueva que te apareza para que no la olvides mientras llegas a tu casa y las anotas. Asi, por ejemplo, yo todas las noches reviso las tareas que tengo para el dia siguiente y las anoto en una hoja suelta que cargo en el bolsillo de mi chaqueta de tal forma que este a mi alcance a cualquier hora y voy chulando cada vez que termine una tarea.

Organiza tus prioridades, este punto es muy importante pues si las cosas se nos llegan a salir de las manos, ya sea por algún imprevisto u otra cosa, deberíamos poder acabar lo más importante y necesario del dia. Así, por ejemplo, yo al anotar las tareas inmediatamente les pongo un orden con números, para asegurarme de hacer lo más importante, a penas me levanto en la mañana que de por si es cuando más energia tengo y más me rinde. Incluso, a veces, voy un paso más allá cuando tengo alguna entrega y me aseguro de establecer las tareas que deben estar hechas antes de la hora a la que debo entregar el trabajo.

No exageres!!! a veces tendemos a pensar que como las tareas parecen sencillas podremos acabar 10 proyectos en el mismo dia, esto no es efectivo y es muy frustrante (lo digo por experiencia propia) probablemente a muchos les pasará en los primeros dias mientras lográn medirse a si mismos y regular la cantidad de actividades que pueden hacer diariamente (una vez logrado esto, se sentiran como si fueran lo máximo al llegar a tu casa y borrar todas las tareas que terminaste en el dia =D).

Divide y conquistaras: cuando un proyecto es muy grande no podemos depender de una tarea «adelantar proyecto A» pues, siendo esta tarea tan general es muy posible que cuando nos levantemos no sepamos ni por donde empezar, por eso vale la pena que esta tarea tenga sub-tareas más pequeñas que te permitan ir avanzando diarimente en cosas concretas, o sino nos sentiremos abrumados por el tamaño del proyecto y el hecho de que no lo hemos terminado en un dia.

“¿Como hace un proyecto para atrasarse un año? Un dia a la vez.”
– Fred Brooks

Remunerate =D siiiii!!! esto es muy importante, mucho trabajo y nada de diversión es estresante y solo te dejara totalmente exhauso y desmotivado al final del dia, porque aunque uno trabaje en lo que ama, siempre hay tareas que no nos gustan y debemos hacer, por ejemplo, a mi me encanta programar pero la documentación, para mi, es trabajo, sin embargo debo hacerla pues sino ni yo entiendo el código una semana depues (cuando el proyecto es muy grande). En esta parte, encuentra algo que te de devuelva las energias y te de una buena sonrisa, ya sea hablar con tus hijos un rato, leer tus correos, pasearte por facebook, jugar un rato computador (este es la mia jeje me encanta la gente que conozco en mi juego), etc. Claro esto, debe tener un tiempo limite no te vayas a pasar todo el dia jugando despues de hacer la primera tarea :P. Yo, por ejemplo, me planteo metas tipo «si logro terminar mi primera tarea antes de las 12pm tengo hasta las 2 para jugar» o «a penas termine mi tercera tarea puedo jugar por una hora».

Finalmente, si no los he convencido para organizarse, les dejo está reflexión:

«Una persona inteligente resuelve un problema. Una persona sabia lo evita.»
– Einstein

Asi que no esperes a que tus tareas se vuelvan de vida o muerte y tener que seguir de largo uno o dos dias enteros solo para resolver tu problema, mejor organízate y hazlas con tiempo para evitar tener esos problemas.

No dudes en contarnos: ¿que tal encuentras estos tips? ¿tienes algún sistema que te de buenos o mejores resultados? ¿crees que vale la pena ser organizado(a)?

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Comentarios

  1. Hola,
    un resumen muy interesante sobre productividad. A mi lo que mejor me funciona, llevar algo con que apuntar y despues procesarlo, tambien crear hábitos, para evitar pararse a pensar y simplemente ejecutar. Mis manias: odio el papel, con lo que papel 0 y máxima simplicidad. Lo peor de la productividad: los demás piensan que no trabajas ¿?
    Gracias por la cita. Un saludo.

  2. Gracias por tu aporte oscar =D
    Si la verdad es que al final cada uno debe adaptor los metodos a lo que mejor le funcione pues todos somos diferentes y llevamos vidas diferentes.
    Yo trate eso de 0 papel manejando lista de quehaceres con un calendario en mi portatil y hasta sitios como http://www.joesgoals.com/ pero la verdad se me olvida siempre actualizarlos dado que no eran hàbitos.
    Asi q opte por la solucion mas sencilla a mi me encanta ir con las manos en el bolsillo entonces manteniendo mi lista de quehaceres diarios ahi, me obligo a acordarme q tengo cosas q hacer 😛
    Jaja! si es verdad un amigo veia q yo actualizaba mi estado en facebook todos los dias y a cada rato (q lo hago por twitter automaticamente) entonces asumia q no tenia trabajos q hacer :S — realidad –> el fin de semana programo las actualizaciones de la semana (lunes a viernes) de twitter, asi si estoy enredada ya se q al menos actualice una vez al dia jeje 😛

  3. Me encanta la cita de Einstein. Era una persona realmente interesante.
    Tu solución con el tablero me intriga, tengo una pizarra vieja en casa, quizás lo probaré 🙂
    Un saludo

  4. gracias por pasarte por aca eric, me alegra que te haya ayudado el artículo =D espero me cuentes como te termina de ir con tu pizarra, a próposito, muy buen blog el que tienes 🙂

  5. :.D
    Ja! se parece a mi pizarra!
    No hay día que no voltee a verla!
    en la parte de arriba dejo un espacio para el top 3″ de tareas.. las mas prioritarias. El arte es poder combinar lo URGENTE y lo IMPORTANTE en prioridades tomndo el concepto de tiempos que toma finalizar cada una…
    🙂

  6. Buen punto el tuyo Eduardo, es muy importante priorizar las tareas y tal como tu dices saber combinar lo importante con lo urgente.
    Creo que esa sección es una buena idea para priorizar pues permitiria tener las tareas más delicadas en mente constantemente, creo que voy a probarla unos dias a ver que tal ;D.

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