Lo que le diga es mentira

Lecciones en gerencia de proyectos: eficiencia personal

Como les mencione en el diario anterior de caminando entre la maleza, he estado estudiando con webinars (seminario web) con el fin de renovar mi certificación de PMP (Project Management Professional) el próximo año y bueno decidí aprovechar los temas más interesantes para compilarlos en esta serie de lecciones.

Este primer artículo está inspirado por la charla de Luis Caceres (Coaching for Project Managers: Improving Personal Efficiency) donde su principal cuestionamiento es que siendo un profesional de gerencia de proyecto, ¿tiene sentido no ser capaz de manejar prioridades o de ser incapaz de alcanzar sus metas personales?, ¿Acaso no se supone que es un guru en está temática?.

Bueno, estas mismas preguntas me las he hecho acerca de varias profesiones:

¿Por qué un gerente de proyectos que tiene las habilidades para conseguir resultados y ejecutar proyectos en su empresa es incapaz de alcanzar sus metas personales?

¿Por qué un psicólogo que tienen habilidades de inteligencia emocional es incapaz de salirse de una relación de pareja tóxica o incapaz de tener una buena relación con su madre?

¿Por qué un economista o asesor financiero que tiene habilidades financieras es incapaz de manejar sus finanzas y de hacerse millonario con los años?

Si alguna vez han escuchado la frase “Más fácil decirlo que hacerlo”, esto es exactamente de lo que habla porque aunque tenemos el concepto, los modelos y las buenas prácticas en la profesión, sigue habiendo demasiados factores fuera de nuestro control que hacen que sea mucho más complicado conseguir resultados de forma consistente. Sin embargo, si eres capaz de fortalecer tus habilidades duras (planeación, seguimiento de indicadores, etc.) y tus habilidades blandas (inteligencia emocional) entonces deberías tener altas probabilidades de alcanzar cualquier objetivo.

¿Cuanto tiempo pasas tratando de mejorar como profesional? si quieres avanzar en tu carrera profesional constantemente, estoy segura que pasas al menos varias horas a la semana mejorando tus habilidades así sea leyendo artículos en el internet. Ahora, si entrenamos tanto para nuestra vida profesional, ¿por qué no aprovechar y buscar formas de aplicar esas habilidades para mejorar nuestra vida personal?.

Ahora, antes de sugerir formas de aplicar la gestión de proyectos en tu vida, estos son los conceptos básicos que se deben conocer:

Proyecto: Actividad temporal diseñada para producir un producto, servicio o resultado único.

Gestión de proyectos: es la aplicación de conocimiento, habilidades y técnicas para ejecutar proyectos de forma efectiva y eficiente. Es una competencia estratégica para alinear resultados de proyectos a los objetivos de negocio.

La gestión de proyectos está compuesta por cinco (5) grupos de procesos:

1. Concepción e Inicio

Las principales razones por la que no logramos obtener resultados en nuestra vida personal son: 1. metas definidas de mala manera (recomiendo el método S.M.A.R.T para esto) y 2. ejecutar sin foco (siempre debemos asegurarnos que nuestros resultados se alineen a nuestra visión o meta macro).

El primer paso para empezar con esta fase es cambiar tu perspectiva por una donde tu eres el responsable por tu vida y si, yo se que realmente hay muchísimas cosas que están fuera de nuestro control pero esto se trata es de tu actitud, de enfocarte en las cosas que SI puedes cambiar y que como consecuencia aumentarán tus probabilidades de tener éxito. Por ejemplo:

Si vas tarde a una entrevista de trabajo, en vez de echarle la culpa al tráfico, piensa “uff, por mi culpa llegue tarde” y luego pregúntate ¿qué puedo hacer al respecto? bueno, tal vez lo mejor sea llamar y ver si te esperan o puedes tener la entrevista en otro momento y finalmente pregúntate ¿cómo pude haber llegado a tiempo? bueno, para la próxima sal mucho más temprano de lo necesario.

Si se daña tu carro, te toca llevarlo al mecánico y terminas endeudado, en vez de echarle la culpa al carro, piensa “uff, por mi culpa termine endeudado” y luego pregúntate ¿qué puedo hacer al respecto? bueno, pues tomar el transporte público esos días y ahorrar o conseguir ingresos extras por el próximo mes y finalmente pregúntate ¿cómo pude haber prevenido esto? bueno, para la próxima mantén un fondo de emergencia para estos casos y si el carro se daña muy seguido tal vez sea momento de reemplazarlos si no es posible arreglarlo de raíz.

Se trata de tu actitud, de tu reacción ante las circunstancias que te suceden y rodean. Una vez seas consciente de esto, puedes pasar a identificar cosas que podrían ser proyectos en tu vida (ej: escribir un libro, salir de deudas, bajar de peso, etc.).

Una vez tengas un listado de posibles proyectos, es hora de priorizar. Siempre recuerda que “si todo es importante, nada es importante”, tienes que tener la capacidad de juzgar y decidir que proyectos debes o vale la pena hacer primero. Las personas en general, no pueden manejar más de 5 metas en el año y si apenas empiezas puede que mejor te enfoques en completar solo 3 así te duela dejar alguna por fuera recuerda que “el que mucho abarca, poco aprieta”.

Para priorizar tus proyectos personales es importante que tengas claro el ¿por qué?, ¿cuál es el punto de completar ese proyecto? de tal forma que puedas ajustar y alinear tus metas de corto plazo con tu sueño o visión de largo plazo.

2. Planeación

Todos los proyectos tienen tres restricciones básicas: tiempo (duración), costo (dinero) y alcance (cantidad de trabajo a completar). Un cambio en cualquiera de esas restricciones, afecta a las otras dos y en conjunto afectan la calidad del resultado del proyecto.

La planeación por lo menos debe realizarse alrededor de estas tres restricciones:

  1. Alcance: mi herramienta favorita es la WBS (Work Breakdown Structure) que es básicamente un mapa desglosado del trabajo que se debe hacer.

    Lo que debes hacer es crear una lista de los trabajos que debes realizar para obtener tus principales resultados a tanto detalle como puedas. En caso de no conocer todos los detalles, por lo menos es importante que tengas claro los entregables más grandes y que más adelante planees una actividad para investigar y definir los detalles del trabajo que te hace falta.

  2. Tiempo: para un gerente de proyectos su cronograma es su brújula porque es lo que le informa a todos (incluido tu) lo que se está completando, cuando y cómo progresa la ejecución según lo planeado.

    El cronograma es la programación de todas las actividades que debes hacer para alcanzar los resultados del proyecto, es decir, ¿en qué momento vas a completar el trabajo definido en el paso anterior?. Para esto, vale la pena identificar los principales hitos (milestones) del proyecto y ubicarlos en lo que se conoce como mapa de ruta (roadmap) para que tengas presente a nivel macro por lo menos en que trimestres o meses debes completar ciertas actividades.

    Un pequeño tip para la creación de un cronograma: siempre incluye un colchón porque durante la ejecución aparecerán muchos inconvenientes que te pueden descarrilar si no cuentas con un tiempo extra para resolverlos.

  3. Costo: todos los proyectos requieren de algún tipo de recurso para completarlos, en caso, de que sea solo tu tiempo puede que no sea necesario un presupuesto inicialmente pero si debes comprar algún producto o adquirir algún servicio para completar tu objetivo entonces es clave que hagas unos estimados de la cantidad de dinero que requerirás (ej: si planeas unas vacaciones).

    Aquí, al igual que con el cronograma, vale la pena definir un rango de tolerancia de tal forma que si te pasas del presupuesto inicial aún seas capaz de completar tu proyecto sin problema.

3. Ejecución

El éxito se obtiene de las acciones diarias que tomamos. Una vez tenemos el plan, ya no hay más excusas, es tiempo de ejecutar porque si no tomas acción entonces no lograrás nada.

Este es la fase en la que debemos confiar en nuestro plan y comprometernos con tomar acción al menos semanalmente. Debemos respetar nuestras prioridades y tomar acción constante hasta lograr los resultados esperados.

4. Monitoreo y control

Esta fase es paralela a la ejecución y es la forma en que obtenemos retro-alimentación sobre si nuestras acciones nos están acercando a nuestro objetivo o no. Hay dos partes en el monitoreo y control:

  1. Hacer seguimiento de métricas contra tus objetivos de tal forma que puedas evaluar si las acciones son las correctas o es necesario cambiar el plan y contra tu planeación de tal forma que puedas evaluar tu progreso frente a tus expectativas iniciales
  2. Hacer seguimiento del proceso preguntándo ¿qué está funcionando bien? y ¿qué podría mejorar?.

5. Cierre

Finalmente, una vez acabado el trabajo se debe hacer una última retrospectiva para reflexionar sobre los resultados obtenidos, sobre las acciones realizadas, sobre lo bueno y lo malo de tal forma que al final cuentes con una lista de lecciones aprendidas para la próxima vez hacerlo mejor.

Bueno y hasta aquí llegaron mis consejos básicos para realizar tus proyectos personales y eso es solo la punta del iceberg con la gestión de proyectos.

Finalmente, Te invito a compartir en los comentarios tu experiencia personal con tu profesión, ¿aplicas habilidades de tu trabajo en tu vida diaria?, ¿si o no?, ¿por qué no? ó ¿cómo lo aplicas?.

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