Lo que le diga es mentira

GTD (“Getting things done”) es una metodología inventada por David Allen para poder manejar todas las cosas en nuestra vida personal y profesional. La idea básica de GTD es la de capturar todas las cosas que requieren de nuestra intervención y transformarlas en acciones que se pueden medir y rastrear. En resumen, GTD es un sistema de organización que busca ayudarte a ser más productivo y sentirte en control de tu vida.

Cabe aclarar que GTD no te dirá como hacer las cosas, solo es un sistema de organización que te ayudará a llevar el archivo del progreso que haz, debes hacer o no hiciste. GTD consta de 5 pasos:

1. Recopilar: se trata de registrar todos nuestros compromisos y metas. La primera vez que ejecutamos este paso podemos tardar un día entero fácilmente e incluso más recogiendo todo lo que requiera de alguna acción nuestra (correo no leído, libros por leer, proyectos por terminar, llamadas a devolver, cosas que quieras hacer, etc.).

2. Procesar: una vez que tenemos anotado y organizado todo lo que debemos y/o queremos hacer, es tiempo de determinar la siguiente acción para cada cosa con el fin de empezar a vaciar nuestra bandeja de entrada.

   Si la siguiente acción se puede completar en 2 minutos o menos, como por ejemplo, confirmar tu asistencia a cierto evento, entonces hazlo inmediatamente. Para todo lo demás, delegalo o aplazalo ubicándolo en nuestro sistema (ver siguiente punto).

3. Organizar: todas las tareas que quedaron aplazadas debemos organizarlas en categorías donde podamos revisarlas y eliminarlas al completarlas fácilmente.

   “Hay cuatro categorías básicas, que son: proyecto, calendario, próxima acción y en espera.”
   -Vía GTD Basico, las 5 fases

   Allen recomienda tener listas de tareas por contexto (requiere el teléfono, requiere internet, debes hacer en tu oficina, en tu casa, salir, etc.). Además, es recomendable guardar “proyectos” (todo lo que requiera más de un paso para ser completado) en listas separadas. También, sugiere tener una lista de algún día (lo que te gustaría hacer en algún momento futuro), una lista de citas y reuniones con una fecha y hora exactas (calendario) y una lista de espera donde anotes todas las cosas que necesitas que alguien más te entregue o termine.

4. Revisar: tómate un tiempo cada semana para revisar las acciones completadas y las siguientes acciones que debes tomar. Además, en este tiempo vuelve y realiza los 3 primeros pasos para actualizar tus listas con los nuevos compromisos y cosas que se te han presentado. También, es el momento para repasar tu lista de algún día y ver si puedes mover alguna cosa de esta a un proyecto.
5. Ejecución: actúa sobre las tareas que debas hacer teniendo en cuenta tu contexto, la cantidad de tiempo disponible que tienes, tu energía y prioridades.

La forma en que les sugiero empezar con GTD es recopilando ahora mismo todo lo que debes o quieres hacer. Una vez hecho esto, procesa y organiza tus tareas colocando en una lista todas las cosas que quieres o debes completar este año y todo lo demás ubícalo en la lista de algún día con excepción de citas y reuniones que irán en la lista calendario.

Todo lo que este en la lista de lo que quieres lograr este año son tus proyectos. Para cada proyecto, haz una lista donde escribas las siguientes acciones por hacer (todas las que se te ocurran en el momento) y dales un orden en que las iras ejecutando.

Cada semana revisa tu lista de acciones para cada proyecto y tu lista calendario y elimina las que hayas completado en la semana, añade las nuevas que se te hayan ocurrido y programa las que pretendes completar la próxima semana. Finalmente, ejecuta las acciones que programaste.

Quiero recalcar que todo sistema de organización y/o productividad se debe adaptar a nosotros y no nosotros al sistema, es decir, debemos apropiarnos de estos sistemas y modificarlos para que se adapten a nuestro estilo de vida y no implementarlos de forma literal.

* Imagen sacada de la galería de quinn.anya.

La pereza, madre de todos los vicios, es una de las grandes causas por la cual las personas procrastinan y se terminan estresando gracias a el sentimiento de culpa característico de la pereza que con cada minuto se acumula más y más, inhabilitando aún más la acción.

“Cuan pronto ‘más tarde’ se vuelve ‘nunca’.”
-Martin Luther

Varias de las razones por las que nos da pereza son: Seguir leyendo…

Ya está a punto de acabarse este año, 2009, y la mayoría de las personas ya han definido sus metas para el año nuevo, pero si aún no lo haz hecho te invito a que definas tus metas para el 2010 siguiendo el método S.M.A.R.T.

En mi caso, antes de definir mis metas del próximo año, ha llegado la hora de revisar los objetivos del año pasado.

• Suscriptores al blog: Meta – 400, Alcanzado – 378 (Resultado: definitivamente positivo dado que empece el año con 49 suscriptores).
• Visitantes únicos: Meta – 300 a 400 visitas por día, Alcanzado – 100 a 200 visitas por día (Resultado: mejoro pero aún falta mucho camino por recorrer ).
• Pagerank: Meta – 4, Alcanzado – 3 (Resultado: se quedo igual o.O jeje, toca hacer mejor contenido para ser enlazado).
• Alexa: Meta: 2.100.000, Alcanzado – 1.464.385 (Resultado: prueba superada ).

Tal como me lo propuse seguí escribiendo artículos originales y que agregaban valor gracias a las sugerencias que me han hecho ustedes mismos como lectores. Además, de lo que más me ayudo para alcanzar este objetivo fue la mención de varios bloggers amigos como Edwin, Alfonso y Jeroen en sus blogs a quienes les agradezco un montón, así como, a todos los que me ayudaron a esparcir mis artículos por las redes sociales y sus propios blogs.

Debo aceptar que aunque aumente la cantidad de blogs y artículos que leo semanalmente, me falto comentar más seguido en dichos blogs y es algo en lo que quiero mejorar para el próximo año. Seguir leyendo…