Lo que le diga es mentira

3 tácticas para trabajar de forma más inteligente

Personalmente creo que hay que trabajar tanto de forma inteligente como duro… el trabajo duro es requerido sobretodo al principio cuando ponemos en marcha una estrategia. El problema es cuando trabajamos duro pero no conseguimos resultados, es ahí cuando debemos preguntarnos si, ¿hay algo que estamos olvidando considerar? ¿algo que podamos mejorar?, ahí es cuando empezamos a trabajar de forma inteligente.

No hay que confundir actividad con productividad. En esta época tenemos demasiadas formas de distraernos por diversión (ej: redes sociales), demasiadas tácticas para implementar, demasiadas tareas de mantenimiento u operativas por realizar, lo que hace que sea fácil sentirnos abrumados y ocupados. Hoy en día, podemos pasar 8 horas en la oficina ocupados y al final del día no haber hecho nada importante.

Hay que trabajar duro e intentar muchas cosas pero en algún momento debemos evaluar nuestro trabajo, evaluar si realmente ese trabajo nos está dando los resultados deseados. Uno puede pasar muchas horas trabajando de forma ineficiente si no evalúas constantemente el proceso y los resultados.

Los humanos no somos máquinas y nuestra productividad disminuye entre más horas trabajamos al día, nuestra energía y foco disminuyen. Es por esto que han aparecido consejos como “comete una rana a primera hora de día“, que básicamente quiere decir haz la tarea más importante a primera hora del día de tal forma que si no logras más nada el resto del día, igual hiciste algo productivo.

La semana laboral de 8 horas está tan fijada en nuestro cerebro por la era industrial que no imaginamos otra alternativa pero ahora, en la era del conocimiento, existen muchísimas herramientas que nos apoyan en distintos trabajos y no hay razón para no usarlas.

  1. Aprende a priorizar

    Evalúa tu trabajo en base a los resultados y hazlo continuamente. Esta evaluación te permitirá aplicar herramientas como la regla 80-20 o Principio de Pareto: “el 80% de los resultados viene del 20% de las acciones o actividades”.

    Para trabajar de forma inteligente, debes tener claridad de qué es lo importante (lo que debe hacerse porque agrega bastante valor a largo plazo. Ej: desarrollo de un nuevo producto.), lo necesario (lo que debe hacerse porque agrega valor a corto plazo pero casi ninguno a largo plazo. Ej: solucionar un problema a un cliente sin solucionar el problema de raíz.) y lo innecesario u opcional (otras cosas que deben hacerse pero que realmente no agregan mayor valor. Ej: hacer más bonito el reporte de seguimiento del área.).

    Ahora, el hecho de que te enfoques en los resultados no implica que si no alcanzas tu objetivo entonces no haz hecho nada porque muchas veces los resultados deseados dependen de un externo (Ej: si tu objetivo es lograr 50 ventas, lo único que puedes hacer es intentar encontrar X número de clientes potenciales pero no puedes obligarlos a comprarte). La idea y la importancia de enfocarse en los resultados es usarlos como un criterio de evaluación del trabajo y proceso para la mejora continua, si no logras tus resultados, es momento de preguntarnos ¿estoy haciendo las actividades correctas? y si es así, ¿estoy ejecutando dichas actividades de la mejor manera?.

    El foco en los resultados tiene como objetivo que tus acciones estén alineadas con tus metas, con tu visión, porque muchas veces trabajamos duro sin dirección alguna y la mayoría termina sin llegar a ningún Pereira.

    No es sencillo tener el hábito de trabajar de forma inteligente porque esto requiere una constante evaluación de lo que hacemos y de cómo lo hacemos, de continuamente buscar mejores formas de hacer las cosas y para esto debes estar en un ciclo constante de aprendizaje: poniendo a prueba teorías, midiendo y evaluando nuestros resultados para intentar hacerlo cada vez mejor.

  2. Tercerizar, optimiza o elimina las tareas operativas

    Al evaluar nuestro trabajo constantemente, notaremos que solemos usar muchas actividades que realmente no agregan valor (no nos acercan realmente a nuestras metas), estas son las actividades que debemos examinar para tercerizar las que se pueda, optimizarlas para no gastar tanto tiempo en ellas o eliminarlas si realmente se puede trabajar sin hacerlas.

    • Eliminar actividades: si estás corto(a) de tiempo es momento de cortar esas actividades que te ayudan a procrastinar y mantenerte ocupado sin hacer trabajo (ej: redes sociales, ir a reuniones innecesarias, gastar mucho tiempo estilizando reportes o presentaciones, interacciones con colegas parlanchines que solo traen chismes o quejas, etc.).
    • Optimizar actividades: la mejor forma de ahorrar tiempo es a través de la construcción de sistemas, optimización de esos sistemas y automatización de tus procesos (ej: crear un formulario de seguimiento con clientes potenciales para aprender más de su negocio o necesidades, crear una página de preguntas frecuentes y vídeo tutoriales para que tus clientes puedan solucionar sus problemas solos, crear una plantilla para las presentaciones o documentos que debes armar constantemente, etc).
    • Tercerizar actividades: si hay tareas que se deben hacer para seguir operando pero realmente no agregan valor a nivel estratégico y no encuentras forma de automatizar estas tareas entonces es momento de considerar contratar gente para que te ayude con dichas tareas (ej: contratar un asistente virtual que te ayude a filtrar tus correos, programar citas con clientes, hacer seguimiento de clientes potenciales, crear borradores de presentaciones o reportes, etc).

      Acá lo importante es contratar a alguien cuyo costo sea menor al ingreso que tu puedes generar dedicándote a otras actividades más estratégicas y de alto valor agregado.

    La conclusión es que hay que concentrarse en las tareas y actividades que realmente te ayudan a avanzar en la dirección en la que quieres ir.

  3. Limita tus horas de disponibilidad

    La tecnología actual nos permite hacer la gran mayoría de comunicaciones de forma asincrónica, evitándonos el problema de requerir estar “siempre disponible”. Mientras tus clientes y tus colegas de trabajo conozcan las horas en que estarás disponible para ellos, eso será suficiente.

    Hay un consejo que me gusta mucho del libro de Tim Ferris, la semana laboral de 4 horas, que habla sobre limitar la revisión del correo a dos veces al día configurando un mensaje automático que lo indique:

    “Debido al gran volumen de trabajo que tengo actualmente, estoy contestando el correo dos veces al día, a las 12pm y a las 4pm. Si necesitas hablar conmigo con urgencia (por favor, valora si realmente es urgente) y no puedes esperar hasta las 12pm o las 4pm, no dudes en llamarme al móvil XXX XXX XXXX.

    Gracias por comprender este cambio, con el que busco ser más eficiente y eficaz. Así podré atenderte mejor.

    Que tengas un buen día.”

    Igualmente, he escuchado de algunos gerentes a los que si no le avisan de una reunión a más tardar el jueves de la semana anterior entonces no asisten o dicen que no pueden porque para el viernes ya tienen programadas sus actividades de la siguiente semana.

    Enseñando a la gente que no siempre estas disponible y que tu tiempo vale, podrás programar la mayor parte de tu tiempo sin tener interrupciones constantes a lo largo de tu semana lidiando con asuntos de última hora que ni siquiera son urgentes ni importantes.

Y a ti, ¿qué hábitos, consejos o tips te han ayudado a trabajar de forma más inteligente?

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