3 puntos claves al gerenciar proyectos

Escrito por blpgirl en enero 14, 2013 en Liderazgo y Dirección de Personas

La administración de proyectos es una parte integral del mundo de los negocios y, aún así, muchos grandes proyectos, especialmente en el área de tecnología, no cumplen con la fecha de entrega inicialmente planteada o nunca se completan.

El gerente de proyectos tiene un trabajo complicado al deber balancear las diferentes necesidades de los grupos de interés (stakeholders), las limitaciones de recursos, nuevas tecnologías y posibles riesgos. Hacer estimaciones y gráficas se puede aprender facilmente en cursos y libros pero ser un gerente efectivo, muchas veces, implica confiar en la experiencia (usualmente dolorosa) de proyectos anteriores.

Por lo anterior, hoy quiero compartir algunos puntos claves que he encontrado durante mi experiencia el año pasado como empleada, empresaria y trabajadora independiente en el desarrollo de proyectos de tecnología:

  1. Identifica claramente los detalles y alcance del proyecto

    Antes de empezar el proyecto, asegúrate de entender los intereses y expectativas de todas las partes involucradas con el proyecto. Es supremamente importante que los conceptos claves en los que se basará el proyecto queden claros desde el principio o el costo a pagar luego será muy caro cuando al cliente no le sirva el resultado final y haya que hacer grandes cambios sobre el producto.

    Adicionalmente, ten en claro el criterio con el cual se determinará si el proyecto es exitoso o no. ¿Que se espera de la solución? ¿Cual es el(los) objetivo(s) de desarrollar el proyecto?. OJO! cumplir con el cronograma del proyecto no es el único factor de éxito de un proyecto. Define varios objetivos de negocio que debes alcanzar con el proyecto, por ejemplo: ahorro de costos al implementar el nuevo sistema, aumentar en x% la cantidad de ventas por internet, optimizar el tiempo de respuesta en servicio al cliente, etc.

    Finalmente, asegura que todos los requerimientos y el alcance del proyecto queden claramente documentados y que el cliente los entienda y los firme.

  2. Trabaja junto al cliente y usuario final

    Mantén las lineas de comunicación entre el cliente, tú como gerente y tu equipo, abiertas. Identifica desde el principio los hitos y entregables claves del proyecto, después de los cuales el cliente tenga acceso a los mismos para pruebas y retro-alimentación.

    Lo anterior ayuda al cliente a saber como va progresando el proyecto y previene sorpresas no placenteras desde el inicio (mejor entregar una pequeña parte del proyecto y notar que hubo un malentendido en los requerimientos que esperar a tenerlo completo y notar que el producto no tiene nada que ver con lo que el cliente quería).

    Adicionalmente, no tengas miedo de hacerle llegar al cliente cualquier pregunta que surja durante el desarrollo del proyecto. Recalca seguidamente las tareas que requieran atención del cliente, para cuando necesitas respuesta y el impacto que tendría si el cliente no contesta a tiempo. Deja en claro al cliente que también hace parte del equipo de trabajo para el proyecto y por tanto, esperas su colaboración y cooperación durante todo el proyecto.

    Finalmente, se pro-activo dentro de lo posible, trata de hacerle la vida más fácil al cliente, si no te han enviado cierto texto o imagen, encárgate tú mientras tienes la versión final. Trabaja con lo que tienes y ayuda con lo que puedas.

  3. Acepta solo compromisos alcanzables

    La presión para entregar y prometer lo imposible es demasiado alta y no sabemos como decir que no, sin embargo, es mucho mejor negociar con clientes, gerentes y miembros del equipo sobre los objetivos que se quieren alcanzar y en que tiempo realisticamente se pueden realizar. No vale la pena ser optimistas ciegos e ignorar la realidad sobre los compromisos iniciales si no se pueden cumplir porque al final la verdad saldrá a flote cuando en la fecha concretada no cumplas con nada.

    A nadie le gusta negocias sus compromisos (miembros del equipo, cronograma, presupuesto, etc) pero es mejor hacerlo desde un principio que pagar las consecuencias al final. Al realizar el estimado en tiempo de la duración del proyecto, se lo más realista posible, incluye tiempo para pruebas y, sobretodo, tiempo para realizar correcciones y mejoras después de las mismas.

    Estima en esfuerzo y no directamente en tiempo de calendario. Haz una división de tareas necesarias para completar el proyecto y estima el esfuerzo que tomaría realizar cada una de ellas en horas, además, incluye dependencias (entre tareas) y requerimientos adicionales (documentos o datos que deba proveer el cliente para realizar la tarea). Luego, traslada esto en tiempo de calendario incluyendo otras tareas que consuman tiempo como reuniones, interrupciones, pausas activas, etc. Así, por ejemplo, una tarea que requiera 8 horas para realizarse puede trasladarse en 1.5 dias teniendo en cuenta que el desarrollador no trabaja las 8 horas enteras del día completamente en la tarea (nadie tiene un 100% de efectividad) y además debe asistir a una reunión todos los jueves en la tarde (:P no es tan raro el escenario).

    Finalmente, recuerda que casi nada sale exactamente como se planea. Es mejor ser prudente y planear cierto tiempo de contingencia para cada hito importante (milestone).

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